课程类别: 专业必修课

适用对象:文秘专业（3学制）

独立实践学时：26

一、实训内容及要求

本实训的内容是要求学生进入到学院各办公室，完成这些办公室的日常管理工作，主要包括：办公环境的维护、办公室电话的接听、办公室邮件和文件收发、办公室设备的使用与维护，办公室档案的整理、办公室信息收集与整理、办公室文件的制作，办公室各种管理表格的制作，办公室接待工作。

（一）实训内容如下：

1、办公室环境的维护

（1）清洁自己的责任区

（2）清洁上司的责任区

（3）检查办公室的安全隐患

2、办公室接待工作

（1）进行接待人员登记

（2）引领客人见领导

（3）协助领导接送客

3、办公室信息、文件收集整理工作

（1）收集各方面来的信息和文件

（2）整理信息与文件

（3）分类汇总信息

4、办公室文件、表格的制作

（1）制作标准文件

（2）制作各种管理表格

（二）实训要求如下：

1、办公室环境的维护

要求：求学生每天实训工作之前完成办公室清洁，整理办公室，准备好茶水，检查办公室安全，发现办公室的安全隐患会填写安全检查报告。　

安全要求：使用清洁工具要按要求操作、清洁高处卫生时不站在转椅上。自己不能处理安全隐患不冒然采取措施，

2、办公室接待工作

要求：客人来访能主动有礼打招呼，站姿自然，脸含微笑，引领客人站位正确，奉茶标准，进出电梯符合礼仪，送客时给提醒客人交回接待卡、提醒客人是否遗漏物品，送客应送到电梯口，重要客人送到大门口。

安全要求：奉茶要用托盘、乘坐电梯不可跳跃。

3、办公室信息、文件收集整理工作

要求：学生能多方面收集信息，收发文件、邮件不遗漏，能将信息与文件进行整理，分类正确。

安全要求：上网不登录色情网站，使用装订机不可将手靠近刀口，外出发邮件和文件要注意交通安全。

4、办公室文件、表格的制作

要求：学生根据实训办公室领导的要求，撰写各种公文和日常事务文体，做到语言通顺、条理清楚，格式正确。各种管理表格项目合理，说明简要，填写方便。

安全要求：开机和关机按计算机规定完成，使用复印机要注意通风，发生故障时要在无通电状态下进行。

（三）需提交资料

实训结束时，学生需要提供以下资料：实训报告

二、实训过程（含步骤）

（一）办公室环境的维护

（1）清洁自己的责任区

实训过程：打开窗户，清洁自己桌面，清洁自己活动区域、清洁自己参与活动区域，清洁自己分管区域。

（2）清洁上司的责任区

实训过程：整理桌面、茶几、沙发、报夹，整理其它用具，开窗通风，打扫卫生，清洗茶杯，准备茶水。

（3）检查办公室的安全隐患

实训过程：检查门窗、检查办公用品、检查办公设备、检查用电。

（二）办公室接待工作

（1）进行接待人员登记

实训过程：制作登记表、查找预约登记表、登记客人情况、安排接待，发放接待卡。

（2）引领客人见领导

实训过程：站立，招呼客人，站客人左侧前方，转角、下楼梯提醒客人，介绍客人。

（3）协助领导接送客

实训过程：到大门口迎接客人，引导到接待室、奉茶，提醒客人带好物品、为客人开门、送进电梯、叫车（如需要）

（三）办公室信息、文件收集整理工作

（1）收集各方面来的信息和文件

实训过程：到文件柜取文件，到收发室取报纸杂志，从报纸上、各部门报来的资料上、从网站收集信息，摘要信息和文件要点，或作好信息点标记。

（2）整理信息与文件

实训过程：将信息分类，按重要程度分好，装在不同颜色文件夹中。

（3）分类汇总信息

实训过程：做信息目录、做信息册封面，写信息说明，信息电子化。

（四）办公室文件、表格的制作

（1）制作标准文件

实训过程：写公文，审核，设置格式，编写文号，印发。

（2）制作各种管理表格

　实训过程：明确要求，设计项目，撰写说明，制作模板，存在打印。

三、实训报告的编写指导

1．实训报告内容上要求详实，重点突出，语言通顺，结果合理。

2．格式上有实训项目、实训目的、实训内容、实训过程、实训结果自我评价、实训单位评价。

3．报告的评分标准从形式与内容两方面评价，内容占60%，形式占40%。

四、实训学时分配

学时分配: 实训教学总学时数为26学时，其中讲授学时1，实操25。